Tietosuojaselosteet

1. Rekisteripitäjä

Vates‐säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Viestintävastaava Kati Savela-Vilmari, Vates‐säätiön viestintä
Puhelin 044 587 9568
Sähköpostiosoite: kati.savela-vilmari@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates‐säätiön sähköisten uutiskirjeiden jakelurekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sähköisen uutiskirjeen ja muiden asiakas‐ ja koulutustiedotteiden lähettäminen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates‐säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan nimen ja sähköpostiosoitteen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään pääasiassa säätiön nettisivuilla olevan sähköisen tilauslomakkeen kautta.

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1.Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

8.1.Tietojen säilytysaika

A.Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei muodostu manuaalista aineistoa.

B.Sähköinen aineisto
Rekisteri säilytetään järjestelmän ylläpitäjän Liana Technoligies Oy:n palvelimella (www.postiviidakko.fi), joka on sijoitettu valvottuun ja suojattuun palvelinkeskukseen. Rekisteritietoja voivat käsitellä ainoastaan rekisterinpitäjä ja Postiviidakko‐palvelun pääkäyttäjä käyttäjätunnuksella ja salasanalla.Tiedot poistetaan, kun asiakas on perunut uutiskirjeen tilauksen. Peruutuksen jälkeen asiakkaan tietoja ei ole uutiskirjeen jakelurekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10.Tietoja käsittelevät tahot

Vates‐säätiön viestinnän henkilöstö ja LiansTechnologies Oy palvelun ylläpitäjänä. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Helsinki 9.5.2018 / 6.9.2020 / 21.10.2021 / 3.11.2022

1. Rekisteripitäjä

Vates‐säätiö sr
PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Hallintovastaava Linda Lempiö
Puhelin:  044 773 5708
Sähköpostiosoite: linda.lempio@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates‐säätiön Asiakasrekisteri (Excel-tiedosto)

4. Henkilötietojenkäsittelyn tarkoitus

Viestinnän ja kehittämis‐ ja vaikuttamistyön toteuttaminen, tapahtumaviestintä, tutkimukset, selvitykset ja kyselyt. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates‐säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterintietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaiden:

• nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja osoitetiedot
• verkostojäsenyydet, henkilön luottamustoimet säätiössä, yhteisötiedot
• taustayhteisön ja yhteyshenkilön tiedot; nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• tapahtumien osallistujien yhteystiedot (kts. tapahtumien rekisteriseloste)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön antamat tiedot tapahtumiin rekisteröitymisen yhteydessä sekä lehtitilauksen yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1.Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterinsuojauksen periaatteet

A.Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei muodostu manuaalista aineistoa.

B.Sähköinen aineisto
Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa jalukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan.

8.1.Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tiedot poistetaan, kun kohdan 4 tietojen käsittelyn tarkoitus on poistunut. Poistamisen jälkeen asiakkaan tietoja ei ole asiakasrekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates‐säätiön henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 3.11.2022

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
KäyntiosoiteOltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kehittämispäällikkö Kaija Ray
Puhelin:  044 0724 944
Sähköpostiosoite: kaija.ray@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates-säätiön Tapahtumien rekisteriseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tapahtumien järjestämiseen liittyvää viestintään ja palautteen keräämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates-säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaiden nimen, sähköpostiosoitteen, organisaation, työtehtävän, erityisruokavalion, laskutustiedot sekä tapahtumaan osallistumistiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöntiedot saadaan sähköisen ilmoittautumislomakkeen täyttämisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

8.1. Tietojen säilytysaika

A. Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei muodostu manuaalista aineistoa.

B. Sähköinen aineisto
Tiedot tallentuvat automaattisesti ilmoittautumisjärjestelmään (Webropol), josta ne siirretään säätiön asiakasrekisteriin. Sähköisesti tallennettuun tapahtumakohtaiseen rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen (kohta 4) vuoksi on tarpeellista, kuitenkin max. 2 vuotta tapahtumasta, tai jos henkilö on antanut luvan tiedottamiseen myös jatkossa. Tiedot poistetaan, kun säilytysaika on umpeutunut. Tämän jälkeen asiakkaan tietoja ei ole tapahtumarekisterissä.

9.Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10.Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön tapahtumien järjestäjät ja viestinnän henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty: 8.9.2020, 3.5.2021

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Vates-säätiön hallintotalouspäällikkö Pasi Ylipaavalniemi
Puhelin: 044 521 2133
Sähköpostiosoite: pasi.ylipaavalniemi@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates-säätiön Henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Säätiörekisteriin ja muuhun viranomaisilmoituksiin liittyvät tehtävät. Vates-säätiö käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.

5. Rekisterin tietosisältö

Vates-säätiön henkilökuntaa ja mahdollisia luennoitsijoita/asiantuntijoita koskevat tiedot,

• nimi, henkilötunnus, kotiosoite, tilinumero, vero%/verokortti, ay-jäsenyys, palkan/palkkion määrä, luontoisedut, lomapäivien määrä ja käyttö, erillispalkkiot, työmatkoihin liittyvät tiedot (matkalaskut), lomarahavapaat, palkattomat vapaat. Työsopimukset ja toimeksiantosopimukset ja niihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Hallituksen ja valtuuskunnan puheenjohtajisto ja valtuuskunnan jäsenet/varajäsenet (palkkion maksua varten):

• nimi, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilinumero, mahd. erityisruokavalio, sihteerin tiedot, vero%/verokortti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukaisina tietolähteinä ovat henkilön itsensä antamat tiedot. Verotukseen liittyvät tiedot tulevat verottajalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1.Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

8.1. Tietojen säilytysaika

A. Manuaalinen aineisto
Mahdollinen syntyvä manuaalinen aineisto säilytetään talouspäällikön lukitussa huoneessa

B. Sähköinen aineisto
Hallinnon verkkoasemaan pääsevät ainoastaan säätiön johtaja, talouspäällikkö ja johdon sihteeri/hallintosihteeri. Palkkoihin liittyvät tiedot sijaitsevat tilitoimistossa Satakerta Oy:n palvelimella, joka on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja Satakerta Oy:n palvelun pääkäyttäjä. Rekisterinpitäjällä on ainoastaan tietojen käyttöoikeus.

Työaikaseurannat: Sähköinen työajanseuranta (Nepton Oy, pilvipalvelu) on kaikkien Vatesin työntekijöiden käytössä. Edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, pääkäyttäjinä johtaja ja talouspäällikkö, jotka näkevät kaikki tiedot. Työterveyshuolto (lakisääteinen velvollisuus): Käytössä suojattu ”tietojensyöttö-palvelua” (TTH, omat tunnukset). Työnantajalle esitetyt omailmoitukset ja lääkärintodistukset arkistoidaan lukittuun paperiarkistoon.

Työterveyshuollon laskun liitteet kulkevat suojatun yhteyden kautta talouspäällikölle. Laskun liitteet arkistoidaan talouspäällikön lukittuun huoneeseen. Tilintarkastus:

Tilintarkastajat (KPMG) tekevät tarkastusta kirjautuen suoraan Vatesin sähköiseen arkistoon omilla tilintarkastaja –tunnuksillaan. Vatesille osoitetut tietopyynnöt ja vastaukset niihin hoidetaan KPMG:n omaa –portaalia käyttäen (tunnukset johtajalla ja talouspäälliköllä).

Rahoittaja: STEA:n verkkopalvelu, edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan. Talousarvio- ja palkkatiedot näkyvät ainoastaan ne tehneen hlön (talouspäällikkö) ja lähetyksen tekevän hlön (johtaja) tunnuksin. Luottamushenkilöiden perustiedot poistetaan, kun henkilö ei enää kuulu säätiön hallitukseen tai valtuuskuntaan. Palkkiotiedot säilytetään erillislaissa säädetyn minimiajan.Työntekijöiden henkilö- ja palkkatietojen osalta noudatetaan erillislaeissa säädettyjä säilytysaikoja.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön johtaja ja talouspäällikkö. Kohdassa 8 esitetyt tahot. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020, 3.5.2021

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Hallintovastaava Linda Lempiö
Puhelin: 044 773 5708
Sähköpostiosoite: linda.lempiö@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates-säätiön Luottamushenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteydenpito hallituksen jäseniin ja valtuuskunnan jäseniin ja varajäseniin. Asialistojen, pöytäkirjojen ja lausuntopyyntöjen lähettäminen. Muu johdon ja luottamushenkilöiden välinen tietojen vaihto. Tietoja käytetään viestintään, kehittämis- ja vaikuttamistyön toteuttamiseen, säätiön tapahtumaviestintään sekä tutkimuksiin, selvityksiin ja kyselyihin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates-säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältö:

• hallituksen jäsenen nimi, organisaatio, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahd. erityisruokavalio, sihteerin yhteystiedot
• valtuuskunnan jäsenten ja varajäsenten nimet, organisaatio, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukaisina tietolähteinä ovat henkilön itsensä/yhteisön edustajan antamat tiedot luottamustehtävään valitsemisen jälkeen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Mahdollinen syntyvä manuaalinen aineisto on mapitettuna johdon sihteerin ja talouspäällikön lukituissa huoneissa.

B. Sähköinen aineisto
Henkilöiden yhteystietoihin on pääsy säätiön koko henkilöstöllä. Tämä rekisteri ei sisällä henkilötunnuksia tms. tietoja. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa.Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan. Tiedot poistetaan, kun henkilö ei enää kuulu säätiön hallitukseen tai valtuuskuntaan.

8.1.Tietojen säilytysaika

Peruutuksen jälkeen tietoja ei ole luottamushenkilörekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön hallinnonhenkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020, 28.8.2024

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Viestintävastaava Kati Savela-Vilmari, Vates-säätiön viestintä
Puhelin: 044 587 9568
Sähköpostiosoite: kati.savela-vilmari@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates-säätiön Valokuvarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Valokuvien käyttö-ja julkaisuluvat sekä henkilöiden kuvausluvat. Vates-säätiön viestinnässä ja markkinoinnissa, kuten painojulkaisuissa ja www-sivuilla tai sosiaalisessa mediassa lupa käyttää teosta tai teoksia (valokuva, video, piirros, kirjoitus tai muu tekijäoikeuslain piiriin kuuluva tuote) sekä lupa käyttää henkilöstä otettua kuvaa tai videota tai muuta kuvallista tuotosta, josta henkilön voi tunnistaa.

5. Rekisterintietosisältö

Rekisteri sisältää

• käyttö- ja julkaisuluvassa käyttöoikeuden laajuus (vapaa/rajattu), kuvaajannimi, sähköposti, puhelin, mahdollinen organisaatio
• kuvausluvassa nimi, sähköposti, puhelinnumero, saako kuvan yhteydessämainita nimeä, saako ottaa yhteyttä sekä mahdollisen holhoojan nimi jayhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot kuvien käyttö-ja julkaisuoikeuksiin sekä kuvauslupiin liittyen.

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterinsuojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Rekisteristä muodostuu manuaalista aineistoa. Paperiset luvat säilytetään viestinnänhuoneeseen mapitettuina.

B. Sähköinen aineisto
Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työntekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Allekirjoitetut kuvausluvat säilytetään skannattuina sähköisessä arkistossa viestinnän omissa alikansioissa.

8.1. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja niin kauan kuin se käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.Tiedot poistetaan, kun kohdan 4 tietojen käsittelyn tarkoitus on poistunut. Poistamisenjälkeen asiakkaan tietoja ei ole rekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020 / 21.10.2021 / 3.11.2022

1. Rekisteripitäjä

Vates-säätiö sr, PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Johdon sihteeri Linda Lempiö
Puhelin: 044 773 5708
Sähköpostiosoite: linda.lempio@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Job Shadow Day -tapahtuman rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ilmoittautuminen tapahtumaan ja vakuutuksen voimassaoloon tarvittavat tiedot

5. Rekisterin tietosisältö

• Osallistuja: nimi ja syntymäaika (vakuutus), kuvauslupa.
• Lähettävä taho: Organisaatio, yhteyshenkilö, puhelin ja sähköposti, kuvauslupa
• Vastaanottava taho: Organisaatio, yhteyshenkilö, puhelin ja sähköposti, työnsuorituspaikka, kuvauslupa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöntiedot saadaan sähköisen tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen tai JSD-sopimuksen täyttämisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

8.1. Tietojen säilytysaika

A. Manuaalinen aineisto
Sopimukset mapitetaan alueittain johdon sihteerin lukittuun huoneeseen.

B. Sähköinen aineisto
Ilmoittautumistiedot tallentuvat automaattisesti ilmoittautumisjärjestelmään(Webropol). Sähköisesti tallennettuun tapahtumakohtaiseen rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa ja lukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan.Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen (kohta 4) vuoksi on tarpeellista, kuitenkin max. 2 vuotta tapahtumasta. Tiedot poistetaan, kun säilytysaika on umpeutunut. Tämän jälkeen asiakkaan tietoja ei ole tapahtumarekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates-säätiön tapahtumien järjestäjätja viestinnän henkilöstö.

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 8.9.2020, 3.5.2021, 28.8.2024