Varatut hankinnat -selvitys YYO:lle: tuloksia ja yhteenvetoa

Suomessa on arviolta noin 40 toimijaa, jotka voisivat osallistua varattuun hankintamenettelyyn. Selvityksestä kävi ilmi, että hankintayksiköt eivät ole hyvin perillä varattujen hankintojen käyttömahdollisuuksista. Toimijan osallistumista hankintaan puolestaan rajaa mm. osallistumisen työläys. Hankintojen pilkkominen pienempiin osiin voisi ratkaista osan varattujen hankintojen haasteista.

Varattujen hankintasopimusten pilotointia koskeva selvitystyö Yhteiskunnallisten yritysten osaamiskeskukselle alkoi maaliskuun lopussa kuluvaa vuotta. Ensimmäiset haastattelut tehtiin huhtikuussa ja viimeiset syyskuussa. Elokuun lopulla tehtiin verkkokysely niille toimijoille, joille haastattelu ei syystä tai toisesta sopinut. Kaiken kaikkiaan selvityksessä otettiin yhteyttä 71 työllistämistä tekevään välityömarkkinatoimijaan ja 33 hankintayksikköön. Välityömarkkinatoimijoista 54 % eli 39 osallistui selvitykseen, hankintayksikköjen puolelta osallistuneita oli 11. Hankintayksikköjen osallistumisprosentti oli näin ollen 33 %. Selvityksessä ovat edustettuna suurin osa Suomen maakunnista, ainoastaan Kainuusta, kolmesta pohjalaismaakunnasta (Pohjanmaa sekä Etelä- ja Keski-Pohjanmaa), Pohjois-Pohjanmaalta ja Ahvenanmaalta ei ole lainkaan edustajia.

Kaikki osallistuneet välityömarkkinatoimijat eivät ole osallistumiskelpoisia, eli hankinnoissa eli hankintalain 24 §:n asettamat kriteerit työsuhteisten määrän suhteen eivät täyty, mutta osallistumiskelpoisia on yli 30 toimijaa. Jos otetaan huomioon toimijat, jotka eivät vastanneet selvitykseen, voi koko Suomessa olla liki 40 varattuihin hankintoihin osallistumiskelpoista toimijaa.

Varattuja hankintoja on tehty Suomessa hyvin vähän: selvityksessä esiin nousi kuusi tapausta. Varattuna hankintana on hankittu apuvälineiden vuokraamista, ympäristönhoitoa, kiinteistönhuoltamista, pesulapalveluita (käyttöoikeussopimuksena), muovisia korttikoteloita paikallisliikenteen yhtiölle ja asiakaspalvelua. Keskusteluissa hankintayksikköjen kanssa pohdittiin myös mahdollisuuksia hyödyntää varattuja hankintoja mm. muuttokuljetusten, siivoamisen ja kierrättämisen (rakennusjäte) parissa. Hankintayksiköistä edustettuna selvityksessä on kuntia sekä valtionyhtiöistä Senaatti-kiinteistöt ja Metsähallitus, myös Hansel oy osallistui selvitykseen.

Hankintaan osallistumista rajaavat mm. kiire ja hinnan merkitys

Hankintayksiköt eivät ole kovin hyvin perillä varattujen hankintojen käyttömahdollisuuksista. Tiedon puute, riittävän tarjoajamäärän saavuttaminen tarjouskilpailussa ja hankinnan kiireellisyys ovat tekijöitä, joiden takia käytetään tutumpia hankintatapoja. Varattujen hankintojen edistämisessä olisi siksi oleellista lisätä tietoa alan toimijoista sekä tarjolla olevista tuotteista ja palveluista. Ensin on kuitenkin ratkaistava kysymys, kenelle vastuu markkinoinnista kuuluisi ja miten se käytännössä toteutettaisiin.

Koska hankinnat ovat monesti isoja, varsinkin tavarahankinnoissa, olisi syytä miettiä myös yhteistyötä alan toimijoiden kesken, mahdollisesti jonkin puolueettoman tahon johdolla. Yhteistyön haasteita selvityksen perusteella ovat toimijoiden keskinäinen erilaisuus, luottamuksen rakentaminen ja kilpailu rahoituksesta. Selvityksessä tunnistettiin myös joukko muita haasteita julkisiin hankintoihin osallistumisessa.

Hankintaan osallistumista yleisesti rajaavat eri tekijät, joita ovat pisteytys aiemman tarjouskilpailutuksen voittamisen perusteella, epäselvät laatustandardit ja hinnan suuri merkitys kilpailun voittamisessa. Isojen konsulttiyritysten kanssa kilpailu on pienemmille toimijoille vaikeaa, toisaalta myös edullinen tuontitavara vähentää kotimaisten toimijoiden käyttämisen houkuttelevuutta. Hankinnan varaaminen saattaisi kuitenkin olla ratkaisu moneen em. haasteeseen, koska se merkittävästi rajaisi osallistujia.

Myös paikallisuuden ja sosiaalisten näkökohtien korostamista hankintakriteereissä pidettiin tärkeinä haastatteluissa. Monet toimijat ovat keskittyneet tietylle maantieteelliselle alueelle, mikä rajoittaa hankintoihin osallistumisen vain lähiseudulle. Hankinnan vaatimaan palvelutasoon vastaamisessa voi myös työvoiman saatavuuden takia ilmetä vaikeuksia. Uhkana ovat taloudelliset sanktiot. Lyhentyneet palkkatukijaksot mainittiin myös yhtenä ongelmakohtana työvoiman saatavuuden kannalta.

Tarvitaan keskustelua hankintayksiköiden ja tarjoajien kesken

Selvityksessä pohdittiin myös ratkaisuja haasteisiin. Hankintojen pilkkominen pienempiin osiin mainittiin monesti yhteistyön lisäksi. Pilkkominen on nykyään myös Hilmassa mahdollista, mutta hankintailmoitusten rajaaminen vain varattuihin (hankintasopimuksiin) olisi tarjoajien kannalta myös hyödyllistä. Jos tarkkoja hankintamääriä ei haluta määrittää, voisi puitejärjestely olla sopiva ratkaisu. Tietoisuuden lisäämiseksi tarvittaisiin keskustelua hankintayksiköiden ja tarjoajien välillä, jotta käsitys hankintayksiköiden tarpeista ja toisaalta välityömarkkinatoimijoiden tuotteista ja palveluista selkenisi. Tämä selvitys edistää osaltaan tietoisuutta mahdollisuuksista. Välityömarkkinatoimijoiden kilpailutus- ja kustannuslaskelmaosaamisen kehittäminen olisi myös tärkeää.

Välityömarkkinoilla on monenlaista tuotantoa. Kuntouttava työtoiminta ja sosiaalinen kuntoutus ovat yleisiä toimintoja paikoissa, joissa tehdään myös palkkatuettua työtä, ja muutamassa paikassa on myös vammaisten henkilöiden työ- ja päivätoimintaa.

Selvityksessä keskityttiin kuitenkin lakisääteisten toimintojen sijaan muihin varattuina hankintoina mahdollisesti tuotettaviin palveluihin ja tavaroihin. Näistä yleisimpiä ovat uudelleenkäyttö ja kierrätys, kokoonpanotyöt ja purku sekä kiinteistönhuolto ja puutyöt. Siivoaminen, kuljetuspalvelut, tekstiilialan työt, pienrakentaminen- ja remontit sekä erilaiset käsityöt ovat nekin varsin yleisiä. Hieman jo harvinaisempia ovat pussitus, tarroitus, ruuan valmistus, metallityöt, mediatuotanto ja kauppa-asiointi, vielä harvinaisempia ovat työvoiman vuokraaminen, pakkaaminen, pesulatoiminta, asiantuntijapalvelut, kotihoiva, it-tuki ja pienlaitekorjaus, joillain toimijoilla on myös sekalaista tuotannollista toimintaa, kuten mm. kengänpohjallisten ja airojen valmistusta.

Tämä selvitys on ollut ensimmäinen lajiaan varatuista hankinnoista. Selvityksen tuloksia on kerätty tämän yhteenvedon lisäksi yksityiskohtaisesti YYO:lle tiedostoihin, joita voidaan jatkossa hyödyntää tietoisuuden lisäämiseksi varattujen hankintojen käyttömahdollisuuksista ja alan toimijoiden verkostoitumisen kehittämiseksi.

Joni Korpela
Hanketyöntekijä
Varatut hankintasopimukset -selvitys, YYO