Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri

1. Rekisteripitäjä

Vates‐säätiö sr
PL 40, 00621 Helsinki
Käyntiosoite: Oltermannintie 8, Helsinki

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Hallintovastaava Linda Lempiö
Puhelin: 044 773 5708
Sähköpostiosoite: linda.lempio@vates.fi

3. Rekisterin nimi

Vates‐säätiön Asiakasrekisteri (Excel-tiedosto)

4. Henkilötietojenkäsittelyn tarkoitus

Viestinnän ja kehittämis‐ ja vaikuttamistyön toteuttaminen, tapahtumaviestintä, tutkimukset, selvitykset ja kyselyt. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Vates‐säätiön suoramarkkinointitarkoituksiin.

5. Rekisterintietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaiden:

nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja osoitetiedot
verkostojäsenyydet, henkilön luottamustoimet säätiössä, yhteisötiedot
taustayhteisön ja yhteyshenkilön tiedot; nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, puhelinnumero
tapahtumien osallistujien yhteystiedot (kts. tapahtumien rekisteriseloste)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön antamat tiedot tapahtumiin rekisteröitymisen yhteydessä sekä lehtitilauksen yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin ja ne jäävät ainoastaan rekisterinpitäjälle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

7.1.Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterinsuojauksenperiaatteet

A.Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei muodostu manuaalista aineistoa.

B.Sähköinen aineisto
Sähköisesti tallennettuun rekisteriin on pääsy kaikilla säätiön työtekijöillä. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä sijaitsee palosuojatussa jalukitussa tilassa. Vain teknisillä ylläpitäjillä on pääsy laitetilaan.

8.1.Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tiedot poistetaan, kun kohdan 4 tietojen käsittelyn tarkoitus on poistunut. Poistamisen jälkeen asiakkaan tietoja ei ole asiakasrekisterissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyyntö osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen EU 2016/679:n 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

10. Tietoja käsittelevät tahot

Vates‐säätiön henkilöstö. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.

Laadittu 9.5.2018
Päivitetty 3.11.2022